Описание

Описание обязанностей содержит информацию о работе, выполняемой членом группы, а также характеристики, которыми сотрудник должен обладать для ее выполнения.

×

Рекомендации

Как правило, описание обязанностей содержит информацию о характере работы, уровне ответственности и отношениях с членами группы, а также характеристики занимающего соответствующую должность лица. Трудовое право и нормативно-правовые акты зачастую предусматривают, что можно включать в описание обязанностей, а что нет, в частности, это касается равных возможностей. Описание обязанностей, в частности, относительно ответственности и саморегуляции, также может оказывать непосредственное влияние на уровень заработной платы и условия, на которые сотрудник имеет право.

Для структурирования такой информации описание обязанностей может содержать следующие данные:

• Должностная инструкция содержит описание работы, которую должен выполнять сотрудник. Она охватывает повседневные, регулярные и нерегулярные задачи, а также места и время выполнения работ. Последний пункт в должностной инструкции зачастую звучит примерно следующим образом: «другие обязанности согласно указаниям». Он обеспечивает универсальность при распределении обязанностей в рамках группы.
• Описание должности в рамках группы: например, кто является супервайзером сотрудника, кому еще он может подчиняться или представлять отчеты (например, правление, комитет или финансирующая организация), а также кем он сам может руководить, включая волонтеров.
• Совокупность критериев отбора и личных характеристик, включая уровень формального образования (если необходимо), официальное и неофициальное обучение, знания и навыки, а также профессиональный и/или жизненный опыт. Критерии отбора зачастую делятся на «важные» и «предпочтительные» характеристики.
• Информация о любом предусмотренном законом действии или положительной дискриминации, например, равные возможности (в отношении пола, инвалидности, возраста и т.д.) или трудовое право (например, договоры о трудовых отношениях в промышленности с точки зрения доступных прав (оплата, другие выплаты и условия работы).

Хотя многие официальные элементы описания обязанностей применяются исключительно в отношении должностей оплачиваемых сотрудников, в целях подбора, поддержки и управления рекомендуется документально оформлять обязанности, критерии отбора и личные характеристики для любых функций, в том числе выполняемых волонтерами.

Шаблон: Описание обязанностей

×

Адаптация

Описание обязанностей должно соответствовать совокупности знаний, навыков и опыта, необходимых для выполнения всех функций, предусмотренных услугами ДКТБС. Описание должностных инструкций необходимо соответствующим образом адаптировать по мере изменения, расширения и делегирования таких функций с течением времени.

Они также должны быть выполнимыми на местном рынке труда; критерии отбора должны быть достаточно реальными и гибкими для привлечения кандидатов, которые могли приобрести знания и навыки не при получении формального образования, а благодаря соответствующему жизненному опыту, волонтерской деятельности и т.д.

Ниже приведены примеры полезных адаптаций:

• Если наличие определенной квалификации не предусмотрено законом, использование формулировки «… или аналогичные навыки и опыт»
• Включение межличностных и связанных с развитием характеристик, которые соответствуют способу осуществления деятельности по ДКТБС, например, «способность работать в многопрофильной группе» и «готовность проходить дополнительное обучение»
• Четкое осознание необходимости работы не по фиксированному графику, например, «готовность работать в нестандартное рабочее время и по выходным».

Для обеспечения соответствия описания обязанностей потребностям организации и персонала необходимо указывать дату их пересмотра. Рекомендуется пересматривать существующее описание обязанностей в рамках ежегодных совещаний по оценке эффективности деятельности отдельных сотрудников, организационного планирования стратегии и действий или мероприятий по повышению качества.

Возможности для снижения расходов:

• Адаптация описаний обязанностей, используемых имеющими близкий профиль организациями
• Обращение в компанию по управлению персоналом, к крупному поставщику социальных услуг с отделом кадров или в юридическую фирму с просьбой о предоставлении бесплатной консультации и/или помощи при составлении описания обязанностей, в частности, при необходимости соблюдения юридических требований
• Обращение в профессиональные объединения, головные организации медицинских или социальных служб, а также объединения работодателей и профсоюзы с просьбой о предоставлении консультации по составлению описания обязанностей.

×

Повышение качества

Поскольку описания обязанностей должны обеспечивать практическое применение стратегического руководства и плана действий по ДКТБС, улучшение их содержания рекомендуется осуществлять в рамках последующей деятельности после мероприятий ДКТБС по структурированному повышению качества.

Инструменты и информацию по структурированному повышению качества см. на веб-сайте www.quality-action.eu.

×

План действий

Этот План Действий поможет Вам работать непосредственно над пунктами, выделенными в качестве приоритетных (желтые и / или красные поля в контрольном списке). Пожалуйста, перечислите действия как можно более точно. Вы можете загрузить готовые планы действий для каждого раздела как xlsx.-документ и впоследствии его распечатать. План действий формируют основу для Вашего дальнейшего планирования, реализации и оценки.

План Действий показывает последовательность шагов, которые необходимо предпринять, или действия, которые надо совершить, чтобы добиться успеха. План действий состоит из четырех основных элементов: (1) что будет сделано (конкретные задачи), (2) кем (ответственность за этот шаг), (3) когда (временные рамки), и (4), каким образом будет осуществляться мониторинг выполнения задачи.

×

Описание

Подбор персонала предусматривает привлечение и отбор сотрудников, а также заключение с ними соглашений о работе по ДКТБС.

×

Рекомендации

Подбор персонала предусматривает использование отдельных стратегий привлечения, отбора и заключения договоров с членами группы. Рекомендуется подбирать группу с разносторонними увлечениями, интересами, навыками и опытом для соответствия различным функциям и обязанностям.

Подбор персонала на оплачиваемые вакансии предусматривает размещение объявлений там, где ищут работу интересующие вас специалисты. Это могут быть общие онлайн-ресурсы по подбору персонала, а также специализированные ресурсы для поиска работы в сфере здравоохранения и социальных услуг.

Однако поскольку работающим с МСМ службам ДКТБС требуются оплачиваемые сотрудники, а также волонтеры с четким представлением об этой группе населения и их потребностях относительно тестирования на ВИЧ – в большинстве случаев это их единомышленники, для распространения информации о подборе персонала необходимо в равной степени использовать социальные медиа, профессиональные и личные сети, используемые этой группой. Не следует недооценивать эффективность личных контактов и рекомендаций.

Практики подбора и управления людскими ресурсами также могут помочь членам сообщества, включая клиентов службы, стать волонтерами и потенциальными кандидатами на оплачиваемые должности благодаря обучению и предоставлению возможностей получения опыта.

Предложение возможности получения опыта работы или устройства на работу в сфере медицинских и социальных услуг студентам, которые также могут быть единомышленниками, также может способствовать формированию группы заинтересованных лиц, которые впоследствии могут стать кандидатами на должности в службе ДКТБС.

Пример объявления о вакансии в контрольном пункте в Салониках

Пример обращения представителей контрольного пункта в Салониках к волонтерам

×

Адаптация

Может потребоваться адаптация стратегии подбора персонала к местным условиям, например, в отношении следующих аспектов:

• Время проведения: в течение года могут существовать определенные периоды, когда больше людей ищет новые возможности для трудоустройства (выпуск из университетов, летние или зимние каникулы)
• Охват: основные способы подбора персонала могут быть дорогостоящими и не гарантируют соотношения цены и качества в такой узкоспециализированной сфере, особенно в контексте небольших групп населения.
• Гибкость: для подбора необходимого персонала может потребоваться расширение круга потенциальных кандидатов посредством увеличения количества критериев и проведения более интенсивного обучения и введения в должность или при помощи международного подбора сотрудников при поддержке партнерских организаций в других странах.

Возможности для снижения расходов:

• Использование социальных сетей и личных контактов вместо платных объявлений о вакансиях
• Обращение в учитывающие специфику МСМ и социально-ответственные СМИ с просьбой о спонсировании объявлений о вакансиях.

 

×

Повышение качества

Девятый вопрос таблиц самооценки Euro HIV EDAT посвящен непосредственно многопрофильным компетентным сотрудникам.

Эффективность используемых стратегий подбора персонала также может быть интегрирована в регулярные обзоры процесса управления персоналом и административных процедур.

Необходимо просить известных потенциальных кандидатов, которые неожиданно не подали заявление о приеме на работу на вакантную должность, предоставлять неофициальную обратную связь с указанием причин. Такая беседа и «заключительная беседа», которая проводится при увольнении сотрудника, может способствовать получению информации, необходимой для формирования стратегий подбора персонала в будущем.

×

Описание

Под начальной подготовкой подразумевается обучение новых сотрудников тому, что характерно для их обязанностей и не может являться частью знаний и навыков, которыми они обладают. Под сертификацией подразумевается официальное подтверждение того, что необходимое обучение практикантов прошло успешно.

×

Рекомендации

Цель надлежащим образом разработанной учебной программы – сочетание необходимых уровней следующих составляющих:

• Знания (о ВИЧ, локальных системах здравоохранения и социального обслуживания, вопросах, связанных с МСМ и людях, живущих с ВИЧ)
• Навыки (например, проведение быстрых тестов, инфекционный контроль, проведение информационных/консультационных бесед, сбор данных и документация)
• Психологические установки (например, лояльный подход, понимание дискриминации и социального отторжения, позитивное отношение к сексу и сексуальности)

Следующие компоненты могут входить в программу начальной подготовки для оплачиваемых сотрудников и волонтеров, проводящих тестирование в рамках ДКТБС:

• Отношение к организации и структуре службы ДКТБС
• Обновление имеющихся знаний о ВИЧ
• Психологические установки и отношение к ВИЧ, МСМ, употреблению наркотиков и т.д.
• Используемые тесты и способы их использования
• Консультирование, информированное согласие и конфиденциальность
• Направления и обеспечение медицинской помощи
• Сбор данных и документация
• Самообслуживание и наблюдение

Ссылка на афинский контрольный пункт: Training Guidelines for Peer Counsellors EN.docx

Участники начальной подготовки смогут поделиться своим профессиональным и жизненным опытом. Признание такого вклада и использование методов, с помощью которых участники могут обмениваться опытом друг с другом, позволит повысить уровень самооценки и мотивации. Стандартизированные учебные материалы и вклад специалистов способствуют обеспечению актуальности и достоверности информации, а также позволяют участникам приобрести необходимые знания, навыки и психологические установки.

К методикам обучения можно отнести следующее:

• Самостоятельное изучение ценностей и психологических установок (например, самостоятельная оценка участников по шкале и обсуждение причин)
• Работа участников над темами в небольших группах и презентация результатов друг другу
• Упражнения по совместному решению проблем при участии специалиста
• Ролевая игра (например, группы из трех человек: «консультант», «клиент» и «наблюдатель»)
• Практические примеры или сценарии решения проблем и последующее обсуждение

Необходимые условия сертификации по итогам обучения могут зависеть от посещаемости и успешности выполнения задачи обучения, такой как ролевая игра и/или письменный ответ на сценарий.

На обучении присутствуют опытные сотрудники, ответственные за наблюдение и поддержку. Как правило, клиенты соглашаются на присутствие в кабинете консультанта-практиканта, однако всегда необходимо спрашивать у них разрешения.

×

Адаптация

Потребности в начальной подготовке оплачиваемого персонала и волонтеров зависят от местных условий и способа организации работы по ДКТБС (например, кто проводит тестирование, выездную работу, обеспечивает медицинскую помощь). Рекомендуется оценивать потребности в обучении и соответственно разрабатывать структуру, содержание и методы.

Простая самооценка в рамках процесса регистрации заявки и обучения может стать источником ценной информации для преподавателей/вспомогательного персонала.

Шаблон: Анкета самооценки перед обучением

Факторы, влияющие на содержание, методы и структуру обучения:

• Полученные ранее знания и уровень полученного ранее формального образования (например, социальная работа, сестринское дело, преподавание)
• Уровень участия сообщества МСМ
• Местная культура и стили обучения (формальное и/или неформальное, индивидуальная и/или групповая работа)
• Статус занятости и доступность участников
• Размер учебной группы

Можно адаптировать следующее:

• Соотношение между информацией, практическим обучением и работой над психологическими установками и мотивацией
• Планирование (например, по вечерам, на выходных, продолжительность, место)
• Соотношение между подготовительной лекцией, официальными презентациями, обучением взрослых (партнерское обучение) и методами совместной работы.

Возможности для снижения расходов:

• Привлечение опытных сотрудников к обучению нового персонала
• Использование учебных программ других поставщиков (например, «основы умения слушать» или «основы консультирования» могут быть предложены другими организаторами обучения в сфере здравоохранения и социальных услуг)
• Приглашение участников связанных сетей для знакомства и проведения презентаций (например, из клиник для ВИЧ-инфицированных, групп сообщества МСМ)

×

Повышение качества

Стандартные оценочные отзывы участников обучения могут стать источником информации о незначительных корректировках регулярного обучения, проводимого службой ДКТБС. Супервайзеры и руководители могут помочь в оценке эффективности обучения с точки зрения приобретения его участниками знаний, навыков и психологических установок, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Пошаговые инструкции по таким методикам как Быстрая оценка или Фокус-группа, приведенным в инструменте PQD (Совместное повышение качества), можно использовать для получения обратной связи от участников обучения, а также от сотрудников и партнеров.

Для получения доступа к этим инструментам и руководству по их использованию посетите веб-сайтe www.quality-action.eu.

×

Описание

Обучение на рабочем месте связано с текущими обязанностями существующего персонала и обеспечивает необходимое обновление знаний, навыков и психологических установок по мере изменения требований с течением времени.

Профессиональная подготовка означает поддержку сотрудников в целях развития их индивидуальных профессиональных обязанностей и карьеры и может быть связана непосредственно с их текущими должностными обязанностями.

×

Рекомендации

Цель обучения на рабочем месте – обеспечение актуальности знаний, навыков и психологических установок для служб ДКТБС.  Ниже приведены причины проведения обучения на рабочем месте:

• Внедрение новой технологии тестирования
• Принятие новых законов, нормативно-правовых актов, стандартов и рекомендаций, например, в сфере инфекционного контроля или консультирования
• Изменения процедур: например, направления/обеспечение медицинской помощи
• Возникающие и более масштабные проблемы целевой группы: например, химсекс, профилактика перед контактом, психическое здоровье
• Внедрение или расширение сферы оказания услуг, например, выездная работа или дополнительные целевые группы

Цель профессиональной подготовки – развитие и мотивация персонала, а также предоставление возможностей для карьерного роста. Она учитывает не только текущие обязанности сотрудника, но и его индивидуальные профессиональные интересы и карьерный рост. Профессиональная подготовка, как правило, обсуждается руководством и сотрудниками, а также может (частично) проводиться в рабочее время.

К числу возможностей для профессиональной подготовки относится следующее:

• Формальное образование, например, дополнительное обучение или короткие курсы
• Конференции, совещания и рабочие группы
• Международные проекты, учебно-ознакомительные поездки и обмен сотрудниками

×

Адаптация

Содержание обучения на рабочем месте должно соответствовать потребностям ДКТБС или может зависеть от внешних факторов, таких как новые законодательные акты. Методы его проведения могут быть адаптированы к масштабу и структуре ДКТБС, например:

• Включение программ обучения на рабочем месте в регулярные совещания группы
• Распространение информации в небольших группах с помощью концепции подготовки преподавателей, если не все могут собраться в одно и то же время
• Приглашение преподавателей из более крупных организаций или участие в соответствующем обучении в партнерских организациях (например, больницы, организации сообщества МСМ, университеты, международные проекты)
• Использование регулярных совещаний, например, национальные конференции, для распространения актуальной информации

Профессиональная подготовка в максимальной степени мотивирует соответствующего сотрудника – и, следовательно, приносит пользу организации – если соответствует его профессиональным интересам и целям. Контрольные совещания и регулярные оценки эффективности работы представляют собой отличную возможность для обсуждения вариантов профессиональной подготовки. Внешнее менторство и коучинг могут быть полезны с точки зрения формирования более широкого представления, в частности, в основных вопросах, связанных с карьерами сотрудников.

 
Возможности для снижения расходов:

• Сочетание обучения на рабочем месте с партнерскими организациями или участие в обучении более крупных организаций или в рамках международных проектов
• Обращение за грантами для обновления учебных программ и обеспечения возможностей для профессионального развития.

×

Повышение качества

Супервайзеры и руководители могут помочь в оценке эффективности обучения на рабочем месте с точки зрения приобретения его участниками обновленных знаний, навыков и жизненных позиций, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Контроль и регулярные совещания по оценке эффективности деятельности можно использовать для анализа профессиональной подготовки, если они предусматривают наличие двусторонней обратной связи между руководителем и членом группы/волонтером.

Для получения обратной связи от сотрудников и волонтеров можно использовать пошаговые инструкции по таким методикам, как Быстрая оценка, Управляемая рабочая группа или Фокус-группа, включенным в инструмент PQD (Совместное повышение качества).

Для получения доступа к этим инструментам и руководству по их использованию посетите веб-сайтe www.quality-action.eu.

×

Описание

Планирование преемственности означает определение ожидаемых вакансий и подготовку соответствующих сотрудников.

×

Рекомендации

Службы ДКТБС подбирают в качестве сотрудников и волонтеров убежденных профессионалов и мотивированных членов сообщества (а особенно тех людей, которые представляют сразу обе группы!). Зачастую работа в ДКТБС позволяет им приобрести новые навыки и профессиональный опыт, особенно если они только начинают карьеру.

Текучка кадров и волонтеров может носить регулярный характер. Она отражает скорее характер этой работы, а не привлекательность вакансий или организаций. Планирование преемственности не предотвращает текучку кадров, а обеспечивает поддержание определенного уровня активности и ресурсов.

Планирование преемственности тесно связано с обучением и профессиональной подготовкой. Обучение волонтеров и младших сотрудников позволяет им занимать более высокие должности при появлении вакансий. Сотрудничество и обмен между организациями в секторах здравоохранения и сообщества является ключевым фактором формирования резерва надлежащим образом обученных и мотивированных сотрудников для закрытия вакансий.

К числу компонентов планирования преемственности также можно отнести следующее:

• Четкие и актуальные описания должностных обязанностей
• Правильное документальное оформление рабочих процедур для облегчения передачи обязанностей
• Постоянный контроль и совещания по оценке эффективности деятельности для поддержки сотрудников и волонтеров в их профессиональной деятельности
• Стимулирование волонтеров к рассмотрению профессиональной карьеры в этой сфере
• Создание возможностей для получения рабочего опыта, трудоустройства студентов и международного обмена для формирования резерва потенциальных кандидатов на вакантные должности

×

Адаптация

Доступные варианты планирования преемственности зависят от следующих факторов:

• Небольшие группы или организации
• Краткосрочное финансирование
• Низкий уровень заработной платы или ее отсутствие
• Ограниченный резерв потенциальных кандидатов

Варианты адаптации к этим факторам:

• Обдумывание планирования преемственности совместно с другими небольшими организациями, осуществляющими деятельность в аналогичных областях. Если все партнеры инвестируют в обучение и профессиональную подготовку, переход сотрудников между организациями будет выгодно для всех
• Уравновешивание более низкой заработной платы гибкими условиями работы и возможностями профессионального развития и построения карьеры
• Менторство для младших сотрудников с ограниченным опытом
• Гибкие требования к квалификации с акцентом на наличие начальной подготовке, чтобы открыть доступ к вакансиям для более широкого круга кандидатов

×

Повышение качества

Некоторые инструменты структурированного повышения качества (например, QIP и Succeed, которые доступны на веб-сайте www.quality-action.eu) содержат вопросы относительно баланса между требованиями проекта и доступными людскими ресурсами. Планирование преемственности может являться практическим подходом для обеспечения непрерывности людских ресурсов.

×

Описание

Штатное расписание содержит время работы службы ДКТБС и членов группы.

×

Рекомендации

Хорошая репутация низкопорогового тестирования на ВИЧ во многом зависит от надежного обслуживания в заявленное время, особенно с учетом того, что многие службы ДКТБС прилагают специальные усилия, чтобы работать в более удобное для целевой группы время или даже проводить выездную работу.

Штатные расписания делятся на недели или месяцы и планируются заблаговременно, например, с помощью программ планирования, доступных онлайн или в Интранете.

×

Адаптация

Адаптация штатных расписаний требуется по мере прогрессивного развития услуг ДКТБС для обеспечения соответствия потребностям и предпочтениям целевой группы. На штатные расписания влияют следующие факторы:

• Время работы/выездной работы
• Объединение необходимых сотрудников (например, администратор, проводящее тестирование лицо/консультант и медсестра/врач, если необходимо)
• Резерв оплачиваемых сотрудников и время, когда они доступны
• Резерв волонтеров, их навыки и вклад
• Право на отпуск и резервные планы в случае болезни

×

Повышение качества

Штатные расписания и способы их составления являются полезной темой для регулярных совещаний группы, поскольку обеспечивают возможность выявления и совместного решения проблем на ранней стадии.

×