Opis

Opis delovnega mesta opisuje delo, ki ga izvajajo člani ekipe, in sposobnosti, ki jih oseba potrebuje za opravljanje tega dela.

×

Smernice

Opis delovnega mesta običajno vsebuje podatke o naravi dela, stopnji odgovornosti in odnosih v ekipi, pa tudi sposobnostih osebe, ki delo opravlja. Zakonodaja pogosto določa vsebino opisov delovnih mest, še posebej glede zagotavljanja enakih možnosti. Opis delovnega mesta, še posebej opis odgovornosti, lahko neposredno vpliva na višino plačila in druge pravice, do katerih je zaposleni upravičen.

Opis delovnega mesta naj vključuje:

• Seznam delovnih dolžnosti, ki jih bo zaposleni opravljal. Vključuje naj rutinske, redne in občasne dolžnosti, pa tudi lokacije in delovni čas. Na koncu seznama naj bo zapisano tudi: »Po potrebi tudi ostale dolžnosti.« To zagotavlja fleksibilnost pri dodeljevanju zadolitev v ekipi.
• Položaj, ki ga delovno mesto prinaša, tj. komu je oseba, ki delo opravlja, odgovorna (nadrejeni, upravni odbor ali financer), pa tudi, komu je oseba nadrejena ali koga mentorira (npr. prostovoljce).
• Kriterije za izbor in osebne značilnosti, vključno s stopnjo izobrazbe (če je to potrebno), formalnim in neformalnim usposabljanjem, znanjem in veščinami ter profesionalnimi in/ali življenjskimi izkušnjami. Kriteriji za izbor so lahko razdeljeni na bistvene in zaželene značilnosti.
• Zakonsko zahtevane podatke, potrebne npr. za zagotavljanje enakih možnosti (glede spola, invalidnosti, starosti) ali zaradi delovne zakonodaje (plačilo, delovni pogoji).

Čeprav številne komponente opisa delovnega mesta pridejo v poštev zgolj za plačane člane ekipe, pa je za pridobivanje, podporo in vodenje prostovoljcev koristno, da tudi zanje obstajajo zapisane dolžnosti, kriteriji izbora in osebne značilnosti.

Predloga: Opis delovnega mesta

×

Prilagoditve

Opis delovnega mesta naj ustreza lokalnemu trgu dela. Merila izbora naj bodo realistična in dovolj prožna, da pritegnejo kandidate, ki svojih znanj in veščin niso pridobili s formalno izobrazbo, temveč z življenjskimi izkušnjami, prostovoljstvom ipd.

Nekatere koristne prilagoditve so lahko:

• če specifične kvalifikacije niso zakonsko zahtevane, se lahko uporabi formulacija “… ali podobne veščine in izkušnje”,
• vključevanje veščin, ki so skladne z načinom delovanja CPTSS, kot npr. “sposobnost delovanja v multidisciplinarni ekipi” ali “pripravljenost za dodatna usposabljanja”,
• bodite jasni glede zahtevane fleksibilnosti delovnega časa, npr. “pripravljenost za delo izven običajnega delovnega časa in ob vikendih”.

Da bi zagotovili, da opisi delovnih mest odgovarjajo tako potrebam organizacije kot ekipe, je koristno, če vključimo tudi datum ponovnega pregleda funkcionalnosti opisa delovnega mesta. Priložnost za ponovni pregled so npr. letni individualni evalvacijski sestanki z zaposlenimi ali pa aktivnosti za strateško in akcijsko načrtovanje ter izboljševanje kakovosti.

Možnosti za zniževanje stroškov:

• priredba opisov delovnih mest sorodnih organizacij,
• za brezplačno pripravo opisa delovnih mest (še posebej, če mora biti skladen z zakonodajo) prosite podjetje, ki se ukvarja s kadrovskim menedžmentom, ali odvetniško pisarno,
• za nasvet zaprosite krovne organizacije izvajalcev zdravstvenih ali socialnih storitev.

×

Izboljševanje kakovosti

Ker opisi delovnih mest služijo udejanjanju strateških usmeritev in akcijskih načrtov CPTSS, je njihovo vsebino najbolje izboljševati v okviru aktivnosti za kakršne koli strukturirane izboljšave kakovosti v CPTSS.

Orodja in informacije o strukturirani izboljšavi kakovosti najdete na www.quality-action.eu.

×

Akcijski načrt

Pričujoč Akcijski načrt vam bo pomagal pri neposrednem delu z elementi, ki ste jih identificirali kot prioritetne (rumena in/ali rdeča polja v Kontrolnem seznamu). Vpišite vaš seznam aktivnosti, ki naj bodo čim bolj specifične. Ko zaključite, lahko vaše Akcijske načrte za vsa poglavja prenesete na svoj računalnik v obliki datotek .xlsx in jih natisnete. Akcijski načrti tvorijo osnovo za vaše nadaljnje načrtovanje, implementacijo in evalvacijo storitev.

Akcijski načrt prikazuje zaporedje smiselnih korakov ali aktivnosti, ki jih je smiselno izvesti, da bo specifična strategija uspešna. Akcijski načrt sestoji iz štirih osrednjih elementov: (1) kaj je potrebno narediti (specifične naloge), (2) kdo bo to naredil (odgovornost), (3) do kdaj (časovni okvir) in (4) kako se bo implementacija nalog spremljala.

×

Opis

S pridobivanjem sodelavcev in prostovoljcev pritegnemo in izberemo sodelavce in z njimi sklenemo dogovore o delu v CPTSS.

×

Smernice

Pridobivanje sodelavcev vključuje ločene strategije za pritegnitev, izbor in dogovor o delu z novimi sodelavci. Priporočljivo je sestaviti ekipo s širokim naborom interesov, veščin in izkušenj, tako da lahko posamezni člani prevzemajo različne vloge in odgovornosti.

Plačana delovna mesta oglašujemo tam, kjer vemo, da bodo oglase videli ljudje, primerni za ta delovna mesta. To lahko vključuje splošna spletna oglasna mesta za iskanje kadrov kot tudi agencije, specializirane za delovna mesta na področju zdravstvenih in socialnih storitev.

Ker pa CPTSS, namenjen MSM, potrebuje tako plačane sodelavce kot prostovoljce z dobrim poznavanjem ciljne skupine in njenih potreb, povezanih s testiranjem za hiv (vrstniški svetovalci), je za razširjanje informacije o iskanju sodelavcev zelo pomembno uporabljati medijske kanale ter profesionalna in zasebna omrežja, ki jih ciljna skupina uporablja. Učinkovitosti osebne komunikacije in priporočil ne kaže podcenjevati.

Pridobivanje sodelavcev lahko z usposabljanji in možnostjo pridobivanja izkušenj odpre poti, po katerih lahko člani skupnosti, vključno z uporabniki testiranja, postanejo prostovoljci in potencialni kandidati za plačane sodelavce.

Možnost opravljanja prakse za študente s področja zdravstva in socialnega dela (ki so lahko tudi vrstniki, tj. MSM) lahko ustvari bazen zainteresiranih oseb, ki lahko kasneje postanejo kandidati za položaje v CPTSS.

Primer oglasa za delo solunskega Checkpointa

Primer razpisa za prostovoljce solunskega Checkpointa

×

Prilagoditve

Strategije pridobivanja sodelavcev je morda treba prilagoditi lokalnim razmeram, npr.:

• obdobje pridobivanja sodelavcev: v določenih delih leta išče nove zaposlitvene možnosti več ljudi (po zaključku študijskega leta, v času poletnih ali zimskih počitnic ipd.),
• domet: oglaševanje v osrednjih medijih je praviloma dražje in za tako specializirano področje ne nujno stroškovno učinkovito, še posebej v kontekstu manjših populacij,
• fleksibilnost: morda bo za pridobivanje članov ekipe treba razširiti nabor kandidatov s širitvijo kriterijev in intenzivnejšim usposabljanjem ali pa bo potreben mednarodni razpis s pomočjo partnerskih organizacij v tujini.

Možnosti za znižanje stroškov:

• namesto plačanega oglaševanja uporabite poznanstva in prijateljske mreže,
• za sponzorstvo pri objavi oglasov zaprosite MSM prijazne in družbeno odgovorne medije.

×

Izboljševanje kakovosti

Deveto vprašanje samoevalvacijskega vprašalnika projekta Euro HIV EDAT se osredotoča na multidisciplinarno in kompetentno ekipo CPTSS.

Učinkovitost obstoječih strategij pridobivanja novih sodelavcev lahko integriramo v redne preglede upravljanja s človeškimi viri in v administrativne postopke.

Koristno je, če znane potencialne kandidate, ki se niso prijavili na prosto delovno mesto, povprašamo o razlogih za neprijavo. To in pa izhodni intervju s sodelavcem, ki odhaja, lahko pomaga pri oblikovanju strategije pridobivanja novih sodelavcev v prihodnje.

×

Opis

Začetno usposabljanje je usposabljanje novih članov ekipe, prilagojeno njihovim zadolžitvam. Ponuja jim znanje in veščine, ki jih morda še nimajo. Certifikacija je podelitev uradnega potrdila po uspešno zaključenem usposabljanju.

×

Smernice

Cilj dobro zastavljenega programa usposabljanja je doseganje zahtevanih stopenj:

• znanja (o hivu, lokalnem zdravstvenem sistemu in sistemu socialne varnosti, zadevah, pomembnih za MSM in osebe, ki živijo s hivom),
• veščin (za uporabo hitrih testov, preprečevanje širjenja okužb, izvajanje svetovanj, zbiranje in arhiviranje podatkov),
• odnosa do uporabnikov (pristop brez vrednostnih sodb, razumevanje diskriminacije in stigme, pozitiven odnos do spolnosti).

Naslednje vsebine so lahko del kurikuluma začetnega usposabljanja za zaposlene in prostovoljce, ki izvajajo testiranje v CPTSS:

• predstavitev organizacije in strukture storitev CPTSS,
• nadgradnja obstoječega znanja o hivu,
• odnos do hiva, MSM, uporabe drog itd.,
• vrste testov in njihova uporaba,
• svetovanje, informirana privolitev in zaupnost,
• napotitev in vključitev v zdravstveni sistem,
• zbiranje in hranjenje podatkov,
• skrb zase in supervizija.

Povezava do dokumenta atenskega Checkpointa: Training Guidelines for Peer Counsellors

Vsak udeleženec začetnega usposabljanja bo imel širok nabor poklicnih in življenjskih izkušenj. Zavedanje tega doprinosa in uporaba metod, ki udeležencem dopuščajo učenje eden od drugega, utrjujeta zaupanje vase in motivacijo. Standardizirana gradiva za usposabljanje in sodelovanje strokovnjakov zagotavljajo, da bodo vse informacije aktualne in točne ter da bodo osebe, ki se usposabljajo, pridobile zahtevana znanja, veščine in prepričanja.

Učne metode lahko vključujejo:

• prevpraševanje lastnih vrednot in prepričanj (npr. udeleženci naj se uvrstijo na lestvico in ocenijo razloge),
• razdelitev udeležencev v majhne skupine, vsaka skupina svojo temo predstavi drugim,
• možgansko nevihto (brainstorming), nadgrajeno s sodelovanjem strokovnjakov,
• igro vlog (npr. trojke svetovalec, uporabnik in opazovalec),
• študije primerov ali scenarije reševanja problemov, ki jim sledi razprava.

Pridobitev certifikata je lahko pogojena s prisotnostjo na usposabljanju in uspešno končano študijsko nalogo, npr. z igro vlog in/ali pisnim odgovorom na scenarij reševanja problemov.

Usposabljanje dopolnjuje opazovanje izkušenih članov ekipe ali nudenje podpore pri delu. Uporabniki navadno pristanejo na prisotnost osebe, ki se usposablja, pri svetovanju. Vseeno je zelo pomembno pridobiti predhodno privoljenje uporabnika.

×

Prilagoditve

Potrebe pri začetnem usposabljanju zaposlenih in prostovoljcev so odvisne od lokalnih razmer in sistema delovanja CPTSS. Priporočljivo je, da ocenite potrebe in temu primerno prilagodite strukturo, vsebino in metode usposabljanja.

Preprost samoevalvacijski vprašalnik kot del prijavno-registracijskega procesa lahko izvajalcem usposabljanja nudi dragocene podatke za njegovo pripravo.

Predloga: Samoevalvacijski vprašalnik

Dejavniki, ki vplivajo na vsebino, metode in strukturo usposabljanja:

• predhodno znanje in stopnja formalne izobrazbe,
• stopnja vključenosti skupnosti MSM,
• lokalna kultura učenja in stili učenja (formalni in/ali neformalni, individualno in/ali skupinsko delo),
• zaposlitveni status in razpoložljivost udeležencev,
• velikost skupine.

Prilagodite lahko:

• ravnovesje med informacijami, učenje ob delu in delo, povezano s prepričanji in motivacijo,
• urnike usposabljanj,
• razmerje med pripravami na usposabljanja, predavanji, vrstniškim učenjem in participativnimi metodami.

Možnosti za znižanje stroškov:

• vključevanje izkušenih članov ekipe v usposabljanje novih članov,
• vključevanje izobraževalnih modulov drugih izvajalcev (veščine poslušanja ali veščine svetovanja lahko ponujajo tudi drugi izvajalci s področja zdravja in socialnih služb),
• povabite člane referenčnih mrež, da predstavijo sebe in svoje tematike (npr. s klinik za zdravljenje hiva, iz skupin znotraj skupnosti MSM)

×

Izboljševanje kakovosti

Rutinska evalvacija s strani udeležencev usposabljanj lahko omogoča manjše prilagoditve rednega usposabljanja, ki ga izvaja CPTSS. Supervizorjem in vodjam lahko pomaga oceniti, ali usposabljanje udeležencem da dovolj znanja in veščin za opravljanje dela.

Za evalvacijo usposabljanja tako s strani udeležencev kot tudi zaposlenih in partnerjev lahko v orodju PQD (Razvoj kakovosti z udeležbo, ang. Participatory Quality Development) uporabite navodila po korakih za metode, kot sta hitra ocena ali fokusna skupina.

Za dostop do teh orodij in navodil pojdite na www.quality-action.eu.

×

Opis

Nadgrajevanje znanja na delovnem mestu je povezano s siceršnjimi dolžnostmi zaposlenih in jim omogoča nadgrajevanje znanja, veščin in prepričanj v skladu s tem, kako se skozi čas spreminjajo njihove dolžnosti.

Profesionalni razvoj pomeni podporo članom ekipe pri razvoju njihovih individualnih profesionalnih kapacitet in kariere ter je lahko povezan z njihovimi siceršnjimi dolžnostmi ali pa tudi ne.

×

Smernice

Namen nadgrajevanja znanja na delovnem mestu je ohranjanje znanja, veščin in prepričanj, pomembnih za storitve CPTSS. Razlogi za izvajanje nadgrajevanja znanja na delovnem mestu so:

• uvedba novih tehnologij testiranja,
• uvedba novih zakonov, pravil, standardov in smernic, npr. o preprečevanju okužb ali svetovanju,
• spremembe postopkov, npr. pri vključevanju v zdravstveni sistem,
• pojav novih tematik, npr. kemseksa, PrEP in mentalnega zdravja,
• uvedba ali širjenje storitev, npr. s terenskim delom ali novimi ciljnimi skupinami.

Namen profesionalnega razvoja so razvoj in motivacija članov ekipe ter odpiranje novih kariernih možnosti. Profesionalni razvoj ne upošteva le trenutnih zadolžitev člana ekipe, temveč tudi njegove interese in karierno pot. Profesionalni razvoj je praviloma stvar dogovora med vodstvom in člani ekipe in se (deloma) lahko izvaja v delovnem času.

Možnosti profesionalnega razvoja so lahko:

• formalno izobraževanje, npr. nadaljnji študij ali krajši tečaji,
• konference, srečanja in delovne skupine,
• mednarodni projekti, študijski obiski in izmenjava osebja.

×

Prilagoditve

Vsebino nadgrajevanja znanja na delovnem mestu je treba prikrojiti potrebam CPTSS oziroma zunanjim faktorjem (na primer novim zakonom). Metode nadgrajevanja se lahko prilagodijo kapacitetam in strukturi CPTSS, npr.:

• vključevanje modulov nadgrajevanja znanja v redne sestanke ekipe,
• razširjanje znanja v majhnih skupinah po načelu izobraževanja izobraževalcev, če se vsi člani ekipe ne morejo sestati,
• povabite trenerje iz večjih organizacij ali pa se udeležite usposabljanj v partnerskih organizacijah (npr. bolnišnicah, skupnostnih organizacijah MSM, univerzah, pri mednarodnih projektih),
• za razširjanje novih spoznanj uporabite redna srečanja, npr. državne konference.

Profesionalni razvoj posamične člane ekipe najbolj pritegne – in s tem tudi koristi organizaciji –, če je prilagojen njihovim profesionalnim interesom in ciljem. Supervizijski sestanki in redno ocenjevanje dela so dobre priložnosti za pogovor in dogovor o možnostih profesionalnega razvoja. Zunanje mentorstvo in vodenje lahko pomagata pri pogledu naprej, še posebej če je posameznik na prelomnici v svoji karieri.

Možnosti za zniževanje stroškov:

• združujte nadgrajevanje znanja na delovnem mestu s sorodnimi organizacijami ali sodelujte pri usposabljanjih v večjih organizacijah ali pri mednarodnih projektih,
• zaprosite za štipendije za nadgrajevanje znanja in možnosti profesionalnega razvoja.

×

Izboljševanje kakovosti

Nadzorniki in vodstvo lahko ocenijo, ali nadgrajevanje znanja na delovnem mestu udeležencem daje dovolj znanja, veščin in prepričanj, ki jih potrebujejo pri izvajanju svojih dolžnosti.

Supervizija in redne ocene dela lahko ocenijo profesionalni razvoj, če vključujejo dvostransko evalvacijo med vodjo in zaposlenim oziroma prostovoljcem.

Za evalviranje s strani zaposlenih in prostovoljcev lahko v orodju PQD (Razvoj kakovosti z udeležbo, ang. Participatory Quality Development) uporabite navodila po korakih za metode, kot so hitra ocena, vodena delovna skupina ali fokusna skupina.

Za dostop do teh orodij in navodil pojdite na www.quality-action.eu.

×

Opis

Načrtovanje hitre zapolnitve delovnih mest pomeni predvidevanje, kdaj se bo neko delovno mesto izpraznilo, in pripravo novega zaposlenega, ki bo to mesto zasedel.

×

Smernice

CPTSS privlači tako predane profesionalce kot tudi motivirane člane skupnosti (še posebej osebe, ki so oboje!), tako zaposlene kot prostovoljce. Delo v CPTSS ljudem pogosto nudi priložnost, da se naučijo novih veščin in pridobijo profesionalne izkušnje, še posebej če so na začetku svoje poklicne poti.

Do menjave zaposlenih in prostovoljcev lahko prihaja redno. Bolj verjetno je to odsev narave dela kot pa privlačnosti pozicij ali organizacije. Namesto da se temu upirate, z načrtovanjem hitre zapolnitve delovnih mest poskrbite, da menjava članov ekipe ne zmanjša delovne sposobnosti ali virov.

Načrtovanje hitre zapolnitve delovnih mest je povezano z usposabljanjem in profesionalnim razvojem. Usposabljanje prostovoljcev in novozaposlenih zagotavlja, da so pripravljeni zasesti pomembnejše pozicije, ko se te spraznijo. Sodelovanje in izmenjava med organizacijami s področja zdravja in skupnosti sta ključna dejavnika v razvoju nabora dobro usposobljenih in motiviranih ljudi, ki lahko zapolnijo izpraznjene položaje.

Ostale komponente načrtovanja hitre zapolnitve delovnih mest so:

• jasni in posodobljeni opisi delovnih mest,
• jasna dokumentacija delovnih postopkov, ki pripomore k lažjemu prevzemu nalog,
• redna supervizija in sestanki za ocenjevanje dela v podporo zaposlenim in prostovoljcem na njihovi poklicni poti,
• spodbujanje prostovoljcev, da razmislijo o profesionalni usmeritvi na to področje,
• ustvarjanje priložnosti za delovne izkušnje, študentsko prakso in mednarodno izmenjavo v razvoju nabora dobro usposobljenih in motiviranih ljudi, ki lahko zapolnijo izpraznjene položaje.

×

Prilagoditve

Na možnosti za načrtovanje hitre zapolnitve delovnih mest lahko vplivajo naslednji dejavniki:

• majhne ekipe ali organizacije,
• kratkoročno financiranje,
• nizke plače oziroma odsotnost plačanega dela,
• majhen bazen potencialnih kandidatov.

Možnosti za prilagoditve tem dejavnikom:

• načrtovanje hitre zapolnitve delovnih mest skupaj z drugimi majhnimi organizacijami, ki delujejo na podobnih področjih – če v usposabljanje in profesionalni razvoj vlagajo vsi partnerji, bodo vsi imeli koristi od ljudi, ki se selijo med organizacijami,
• kompenziranje nizkih plač s fleksibilnimi delovnimi pogoji in profesionalnim razvojem ter kariernimi možnostmi,
• mentorstvo za manj izkušene člane ekipe,
• fleksibilne zahteve po kvalifikacijah s poudarkom na začetnem usposabljanju in s tem odprtosti za širši nabor kandidatov.

×

Izboljševanje kakovosti

Strukturirana orodja za Izboljševanje (npr. QIP in Succeed, ki sta na voljo na www.quality-action.eu) vključujejo vprašanja o ujemanju projektnih zahtev in razpoložljivih človeških virov. Načrtovanje hitre zapolnitve delovnih mest je lahko praktičen pristop k zapolnjevanju vrzeli človeških virov.

×

Opis

Razpored dela prikazuje delovni čas CPTSS in delovni čas članov ekip.

×

Smernice

Dober ugled nizkopražnega testiranja za hiv je odvisen od zanesljivega delovanja v delovnem času, še posebej ker so mnogi CPTSS-ji odprti v terminih, ki ustrezajo ciljnim skupinam.

Razporedi dela so pisani za posamezne tedne ali mesece in načrtovani vnaprej, npr. s spletnim ali intranetnim programom za pisanje razporedov.

×

Prilagoditve

Skladno z razvojem CPTSS, ki se odziva na potrebe in želje ciljne skupine, se mora prilagajati tudi razpored dela. Dejavniki, ki vplivajo na razpored dela, so:

• delovni čas CPTSS ali terenskega dela,
• potrebni sodelavci (npr. receptor, svetovalec, medicinski tehnik ali zdravnik),
• nabor zaposlenih sodelavcev in čas, ko so na voljo,
• nabor prostovoljcev in obseg njihovih veščin,
• pravica do odsotnosti z dela (dopusti ipd.) in nadomeščanja bolniških odsotnosti.

×

Izboljševanje kakovosti

Razporedi dela in način njihovega sestavljanja naj bodo tema rednih sestankov ekipe, saj lahko tako težave zaznate zgodaj in jih naslovite skupaj.

×